Sopivan kokoustilan valinnassa keskeisimpiä tekijöitä ovat osallistujamäärä, kokouksen tavoite sekä tarvittava tekniikka. Pienille tiimeille sopii parhaiten kabinettihuone tai pieni neuvotteluhuone, kun taas suuremmille organisaatioille tarvitaan auditorio tai monitoimiareena.
Tekninen varustelu, kuten videotykki tai suuri näyttö, laadukas äänentoistojärjestelmä, vakaa verkkoyhteys ja riittävät pistorasiat, muodostavat modernin kokouksen perustan. Myös videoneuvottelulaitteisto on nykyään välttämätön etäosallistujien huomioimiseksi. Lisäksi tilan akustiikka ja säädettävä valaistus vaikuttavat kokousympäristön toimivuuteen.
Keski-Suomessa sijaitsevat kokoustilat ovat maantieteellisesti hyvin saavutettavissa. Esimerkiksi Peuranka tarjoaa erikokoisia tiloja pienistä kabineteista suureen areenaan, ja majoitus, ravintola sekä virkistyspalvelut ovat saatavilla samassa paikassa.